Raison d'être du poste Assurer la coordination administrative et logistique des missions de formation : affectation et planification des formateurs, suivi des livrables et des déplacements, gestion administrative des ventes et des fournisseurs, et pilotage des indicateurs de qualité. Missions principales • Gestion des affectations : affecter les consultants et formateurs aux demandes clients : recherche des formateurs référencés ou sourcing de nouveaux formateurs. • Planification des formateurs : mettre à jour les plannings (dates, lieux, type de formation), ainsi que les dossiers techniques et pédagogiques et les kits formateurs. • Suivi des livrables : suivre les livrables des formateurs : supports pédagogiques, labs, QCM et besoins matériels. • Suivi des déplacements : en collaboration avec le service logistique : réservation de l'hébergement au meilleur prix et des billets de voyage, gestion des incidents et rapatriements, vérification des visas, vaccins et droits de franchissement des frontières. • Administration des ventes : gérer la relation administrative avec les clients : suivi de la facturation, vérification des bons de commande, classement des factures, relance des impayés. • Relation fournisseurs : assurer le suivi des fournisseurs, la vérification des bons de commande et le classement des documents pour règlement. • Pilotage des KPI : mettre à jour les indicateurs de performance pour évaluer le suivi et la qualité des missions de formation. Compétences requises Savoir-faire • Coordination et planification d'activités et de ressources. • Gestion administrative des ventes (ADV) : facturation, bons de commande, relances. • Gestion de la relation fournisseurs et suivi documentaire. • Notions de logistique et d'organisation de déplacements (hébergement, transport, formalités). • Maîtrise des outils bureautiques et de planification (Excel, outils de planning). • Suivi et mise à jour d'indicateurs de performance (KPI). Savoir-être • Sens de l'organisation et rigueur. • Réactivité et gestion des priorités et des imprévus. • Sens du service et bon relationnel (formateurs, clients, fournisseurs). • Fiabilité et discrétion. Profil recherché • Formation Bac+2 à Bac+3 (gestion PME/PMI, administration des ventes, assistanat de gestion, logistique). • Expérience en administration des ventes, coordination ou planification appréciée. • À l'aise avec les chiffres, le suivi administratif et le multitâche. Indicateurs de performance (KPI) • Taux de missions planifiées et pourvues dans les délais. • Taux d'incidents liés aux déplacements. • Délais de facturation et de relance des impayés. • Complétude des dossiers et kits formateurs. • Satisfaction des formateurs et des clients.
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